Das deutsche Urlaubsrecht regelt in § 7 Abs. 3 BUrlG den Verfall von Urlaubsansprüchen, soweit ein Arbeitnehmer seinen gesetzlichen Urlaubsanspruch nicht bis Ende des Kalenderjahres genommen hat. Das Gesetz selbst nennt zwar Ausnahmen von diesem Grundsatz des Verfalls von Urlaubsansprüchen, die jedoch für die vorliegende Fragestellung nicht von Relevanz sind. Denn bei der neuen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts geht es nicht um den Verfall oder Nichtverfall von Urlaubsansprüchen aus besonderen Gründen, etwa aufgrund einer Verhinderung durch Krankheit, sondern schlicht um die Frage, ob die Urlaubsansprüche allein schon deshalb mit Ende des Kalenderjahres verfallen, weil der Arbeitnehmer den Urlaub nicht beantragt und genommen hat. Genau diesen Fall ordnet § 7 Abs. 3 BUrlG an.

Der Europäische Gerichtshof hatte mit Urteil vom 06.11.2018 – C-684/16 – entschieden, dass § 7 Abs. 3 BUrlG nur eingeschränkt angewandt werden darf. Der BGH sieht den Arbeitgeber zwar nicht als verpflichtet an, den Arbeitnehmer zur Urlaubsnahme zu zwingen. Allerdings formuliert der EuGH eine Obliegenheitspflicht des Arbeitgebers, nach der er den Arbeitnehmer klar und transparent darauf hinweisen muss, dass am Jahresende der Verfall des Urlaubs droht, sofern der Urlaub bis dahin nicht genommen wird. Erfüllt der Arbeitgeber diese Voraussetzung, soll es beim Verfall des Urlaubs nach § 7 Abs. 3 BUrlG bleiben.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15 – seine Rechtsprechung dem Urteil des EuGH angepasst. Mit seinem Leitsatz übernahm das BAG die Rechtsprechung des EuGH und stellte klar, dass der vom Arbeitnehmer nicht genommene Urlaub zum Jahresende nur dann nach § 7 Abs. 3 BUrlG verfällt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen und ihm klar und rechtzeitig mitteilt, dass der Urlaub verfällt, falls er vom Arbeitnehmer nicht beantragt wird.

Diese Entscheidung lag zunächst nur als Pressemitteilung vor. Jetzt wurde der Volltext veröffentlicht. Aus dieser Volltextentscheidung ergibt sich eine praktische Anleitung für Arbeitgeber, was genau sie tun müssen, damit sie der geforderten Obliegenheitspflicht nachkommen. Das BAG formuliert, dass der Arbeitgeber in der Wahl der Mittel grundsätzlich frei ist, wie er seine Obliegenheitspflicht erfüllen möchte. Der Arbeitnehmer muss aber in die Lage versetzt werden, nach den Arbeitgeberhinweisen frei darüber zu entscheiden, ob er den Urlaub nimmt. Ganz konkret hält es das BAG für ausreichend, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zu Beginn eines Kalenderjahres in Textform (bspw. per Mail oder Fax) mitteilt, wie viel Urlaubstage ihm in dem Kalenderjahr zustehen und den Arbeitnehmer auffordert, den Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er ihn innerhalb des laufenden Kalenderjahres nehmen kann. Außerdem muss der Arbeitnehmer über die Konsequenzen belehrt werden, die eintreten, falls er den Urlaub nicht entsprechend dieser Aufforderung beantragt.

Einer entsprechenden Regelung zur Erfüllung der Obliegenheitspflicht im Arbeitsvertrag erteilt das BAG ebenso eine Absage wie entsprechende Hinweise in Merkblättern oder in Betriebsvereinbarungen.

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinen Hinweis dem jeweiligen Urlaubsumfang im Kalenderjahr anzupassen, wenn der Arbeitsnehmer bereits einen Teil seines Urlaubs in Anspruch nahm.

Aus dieser „Praxisanweisung“ des BAG ergeben sich folgende wichtige Regelungen für die Obliegenheitspflicht des Arbeitgebers als Voraussetzung für den Verfall des nicht genommenen Urlaubs zum Ende des Kalenderjahres:

• Hinweise auf den Verfall des Urlaubs sowie die Pflicht zur Urlaubsnahme in Arbeitsverträgen oder Betriebsvereinbarungen sind nicht ausreichend.
• Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, individuell den Jahresurlaub für jeden einzelnen Arbeitnehmer konkret zu ermitteln und dem Arbeitnehmer diesen konkreten Urlaubsanspruch mitzuteilen.
• Sinnvoll ist es, einen Standardprozess zu etablieren, indem die Arbeitnehmer zu Beginn des Kalenderjahres im Sinne der vom BAG aufgestellten Pflichten darauf hingewiesen werden, wie viel Urlaub ihnen für das Kalenderjahr zustehen und dass sie den Anspruch rechtzeitig vor Jahresende beantragen und nehmen müssen, weil der Urlaub andernfalls verfällt.
• Wenn gewollt ist, dass auch evtl. bereits schon übertragene Urlaubsansprüche der vorangegangenen Jahre künftig verfallen, so muss sich dieser Hinweis auch auf diesen Umfang des Urlaubs beziehen.
• Bei neu eintretenden Arbeitnehmern muss darauf geachtet werden, dass auch diese einen gesonderten entsprechenden Hinweis erhalten.

Dr. Jan Schöll
Fachanwalt für Arbeitsrecht
Ravensburg